Oficinas en transición

Quienes vaticinaron la muerte de la oficina tendrán que esperar a otra ocasión. Empresas como Google ya han comunicado a sus empleados que septiembre es la fecha límite para reincorporarse de forma presencial a sus puestos de trabajo. Amazon les quiere de vuelta en junio. El teletrabajo ha venido para quedarse, como se ha repetido con insistencia a lo largo de más de un año, pero no para ser lo único que vamos a ver.

Los modelos híbridos se imponen en todas esas actividades teletrabajables, con parte de las jornadas en presencial y parte en remoto. Propuestas con semanas ‘tres más dos’ (tres días en la oficina, dos de teletrabajo) empiezan a ser debatidas en las empresas, aunque no todo se limita a contabilizar horas.

Adquirir una cultura de empresa tras una nueva incorporación es difícil si se trabaja en remoto

Si la vuelta a la oficina es ya una realidad, la cuestión ahora es qué vamos a hacer cuando estamos allí. ¿Tiene sentido acudir a la oficina para un trabajo mecánico e individual que se podría teletrabajar perfectamente? O, desde el otro lado: ¿Puede una videoconferencia emular lo que se logra en una ‘charla de máquina de café’? Es decir, ¿en esos espacios físicos compartidos que propician el intercambio de ideas, la creatividad y, en ocasiones, las mejores innovaciones?

Espacios sociales
Marie Laure Fenet, directora de Agencia Oficinas Barcelona en Savills Aguirre Newman, certifica que esta vuelta a la oficina llega acompañada de un proceso de reflexión: «Confirmo que vamos hacia un modelo híbrido y que el cien por cien de las oficinas se está replanteando el uso de los espacios, que puede pasar tanto por el cambio de mobiliario como por los puestos de trabajo, para poner la oficina como lugar de fomento de la creatividad y la innovación. Algo que solo se puede lograr cuando la gente está físicamente reunida».

«Se está planteando, por ejemplo, que en un espacio en el que había treinta puestos de trabajo -explica Fenet- ahora haya diez, e incorporar en su lugar sillones, mesitas, un office para comer... Yo reduzco los puestos de trabajo de uso, pero quiero que la sociabilización pase en mi espacio». 

«El cien por cien de las oficinas se está replanteando el uso de los espacios» Marie Laure Fenet. Savills Aguirre Newman

Eduard Prats, director adjunto a la Dirección General de ESIC Business & Marketing School y director general de ESIC Catalunya, explica que «hace un año, el teletrabajo fue la única opción, porque era la única manera de mitigar el parón general. Ahora tenemos la ley del péndulo: se habló mucho de que el teletrabajo era el futuro, pero como que la normativa que lo regula penaliza mucho a las empresas, no acaba de funcionar. Además, hay una tendencia mundial en la que la gente quiere volver a las oficinas».

A favor de esa presencialidad está el hecho de que «si bien es cierto que la tecnología nos permite trabajar a distancia, hay que tener en cuenta cuántas cosas se pierden con el teletrabajo. Cuestiones como la cultura de empresa, los vínculos entre personas o qué pasa con las nuevas incorporaciones, donde es muy difícil adquirir la cultura de empresa a distancia. El ser humano es un ser social, que necesita este contacto», añade Prats.

«El ser humano es un ser social, que necesita el contacto» Eduard Prats. ESIC Business & Marketing School

Dicho lo cual, reconoce que hay una oficina pre Covid y otra post-Covid. «El teletrabajo ha venido para quedarse -concede Eduard Prats-, pero acabaremos encontrando un punto de equilibrio. No todo el mundo tiene en su casa las condiciones necesarias para poder trabajar, y el entorno de trabajo también ayuda a que aflore la creatividad de las personas. Todas aquellas oficinas que ya estaban cambiando para darle un plus, para que los trabajadores se sientan a gusto en ellas, aceleran un proceso que ya no tiene marcha atrás».

«Lo mismo que ha sucedido con las reformas del hogar y las nuevas promociones de vivienda -prosigue Prats-, donde ahora se le da valor a que haya un espacio para teletrabajar, está sucediendo en las oficinas, con reformas que llevan hacia espacios más abiertos en los que relacionarte, descansar y tener lugares de ocio».

Muchas empresas han fijado en septiembre la fecha para la vuelta masiva a la oficina, aunque nada será como antes de la pandemia de Covid-19

Innovación
Franc Ponti, profesor de Creatividad e Innovación y director del Trend Lab en EADA Business School, coincide en que «ya había una tendencia, que se incrementará, a abrir los espacios y a que las oficinas recuerden más a un lugar de conversación y diálogo que a uno de productividad en el sentido del siglo pasado».

«Esta tendencia, con modelos híbridos en remoto y presencial a partir de ahora, se acabará imponiendo» vaticina Ponti. «En el extremo -añade-, el concepto de ‘despacho’ ya no tendrá sentido. Vamos hacia espacios de cocreación con los compañeros y los clientes, más parecidos a talleres de design thinking que al concepto clásico de despacho».

Hay una tendencia hacia espacios comunes que propicien la interacción y la creatividad

«Si has de hacer reuniones de equipo -prosigue este experto en innovación-, la videoconferencia es insuficiente. Para trabajos de equipo creativos, para reuniones potentes, estar en la empresa cara a cara es mucho mejor, y va a haber un cierto cambio y evolución en esos espacios de trabajo donde la gente era controlada, con espacios jerarquizados y luchas de ego por hacerse con ellos. Todo eso ha de cambiar para que haya una innovación permanente, trabajando en equipo y abriendo la oportunidad de dar protagonismo al trabajo creativo».

Josep Salvatella, fundador y CEO de RocaSalvatella y miembro de la Comissió Consultiva de la Fundació Factor Humà, abunda en estos cambios: «Hay una doble tendencia hacia la proximidad productiva y la deslocalización de los servicios que ya existía con la economía digital, y lo que hace la Covid-19 es estresar eso».

Las 4 tendencias que se consolidan

1. Modelo híbrido: La experiencia masiva de teletrabajo que han vivido la mayoría de posiciones teletrabajables nos conduce hacia un modelo híbrido presencial-remoto.
2. Espacios de sociabilización: Los espacios físicos deben aportar valor y explotar al máximo sus capacidades como lugares de sociabilización, cocreación e innovación.
3. Nuevas infraestructuras: Los modelos de trabajo híbridos abren la necesidad de habilitar nuevas infraestructuras en las oficinas tradicionales, tales como espacios para videollamadas.
4. Pago por uso y espacios ‘flex’: Los espacios flex, totalmente equipados y con el pago por el uso flexible de metros de oficina en función de la necesidad de cada momento, son una tendencia al alza.

«En esta reacción a una situación sobrevenida -prosigue Salvatella-, las empresas se han adaptado pero han mantenido los viejos hábitos. La ‘reunionitis’ que teníamos en el entorno presencial la han mantenido en remoto. Ahora, la mayoría de ellas están volviendo al modelo convencional, pero aquellas empresas que trabajaban más por proyectos y resultados, con objetivos claros, están aprovechando al máximo las posibilidades del teletrabajo y están encaminándose hacia un modelo híbrido, porque tanto la creatividad como las vinculaciones emocionales con los compañeros se debilitan con un trabajo 100% online».

Espacios flex
«Ya había una tendencia -añade Josep Salvatella- a buscar espacios más abiertos, al free sitting [ocupar el primer espacio de oficina que uno encuentre, sin sillas asignadas]... Las oficinas cada vez irán más hacia aquí, y esto se incrementará. Cada vez la tendencia será más hacia los espacios comunes que hacia los cerrados, aunque habrá excepciones, porque también necesitarás cubículos para videoconferencias y esos espacios polivalentes que te permitan crecer o decrecer de un día para el otro. La evolución es hacia modelos de suscripción en Real Estate (mercado inmobiliario), con pago por uso».

«La evolución es hacia modelos de suscripción en Real Estate, con pago por uso» Josep Salvatella. RocaSalvatella

«En las oficinas -añade Eduard Prats, de ESIC- se diferencian hoy dos espacios. Los espacios amplios de encuentro para sesiones de trabajo en grupo, brainstorming, etcétera, y los espacios que han de preservar la intimidad para tener garantías de preservación de la concentración. Y esto es algo que está pasando en las empresas que se dedican al alquiler de oficinas, donde ganan puntos, por ejemplo, las oficinas con espacios abiertos al aire libre».

Una tendencia que confirma Marie Laure Fenet, de Savills Aguirre Newman: «Ya han cambiado los hábitos en general, así que también tiene que cambiar el espacio de oficina. Los espacios flex (flexibles), con pago por uso, han sido los primeros afectados por la pandemia, pero también los primeros en recuperarse. Porque si hoy necesito más metros cuadrados, primero iré a un espacio flex, y luego ya iré a una oficina tradicional. Además, si antes era siempre muy caro ir a un espacio flex, ahora hay precios muy buenos».

La semana ‘tres más dos’ (tres días presencial, dos en teletrabajo) ha entrado en el debate, aunque sus críticos abogan por propuestas mucho más a medida

«Con la ventaja -añade Fenet- de que, además de no tener que preocuparte por cuestiones como los proveedores de servicios o el mobiliario, tú puedes cancelar mañana, como en el gimnasio. Ha habido empresas que durante este último año han comprado pases para sus empleados en espacios flex, para dar una alternativa a quien dice que no puede trabajar en casa».    

Máquinas de café
¿Vamos a ver una proliferación de sofás, futbolines y máquinas arcade de videojuegos? Es poco probable. «A veces pensamos que esto es Silicon Valley y que todo es Google», alerta Iván Ciudad, profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la UOC. «Lo ideal -añade- sería ese lugar fantástico donde la gente pueda pensar, se sienta bien, se relacione y se sienta identificada con la empresa, pero nuestro tejido empresarial no es así y los liderazgos no son así».

«La máquina de café ha hecho más que cualquier convenio colectivo» Iván Ciudad. UOC

Franc Ponti, de EADA, razona sobre ello: «Cargamos con una cultura de sistemas de control de la que no es fácil desprenderse. Puede ser que esas empresas digan ‘ahora teletrabajamos’ y vayan hacia un sistema híbrido, pero que no sustituyan esos espacios que liberan por otros más creativos e interactivos». 

«Un sistema híbrido de trabajo posiblemente sí que lo veremos -coincide Iván Ciudad, de la UOC-, pero no todos los trabajos pueden ser así. Nuestro perfil empresarial es el de autónomos, microempresas con cuatro trabajadores en una oficina. Y, aunque sea un trabajo muy mecánico, el hecho de estar juntos con otros es importante. La máquina de café ha hecho más por las relaciones humanas que cualquier convenio colectivo. Somos animales sociales, no máquinas».

Los modelos híbridos requerirán nuevos espacios para el trabajo en remoto

«Hay un momento en el que haces el café -coincide Josep Salvatella, de la Fundació Factor Humà-, en el que compartir informalmente hace que el conocimiento también fluya, y este es otro factor a tener en cuenta. Las empresas que están hibridando ven las ventajas del mundo del teletrabajo, pero también de la creatividad que surge del hecho de poder tocarse».

A veces, los pequeños cambios aportan mucho. Antes que pensar en sofás y máquinas arcade, un rincón pensado para no tener que comer delante del teclado puede marcar la diferencia. Es algo que nace de un cambio de mirada, y que la pandemia global de Covid-19 ha acelerado.

Aunque no solo. «Siempre ha habido la obligación de evaluar los riesgos psicosociales en la empresa -advierte Iván Ciudad, de la UOC-, y ahora la Inspección de Trabajo hará una campaña para ver si las empresas han puesto medidas para mitigar esos riesgos. Quizás una de esas medidas sea no comer el tupper delante del ordenador. Pienso que la presión de la Inspección de Trabajo ha de hacer cambiar la tendencia, porque los problemas psicosociales se han disparado».

«Vamos hacia espacios de cocreación con los compañeros y los clientes» Franc Ponti. EADA Business School

Las consecuencias de todo ello son, en opinión de Eduard Prats, de ESIC, que «las cosas ya no serán como antes, pero entraremos en un periodo de dos o tres años en el que todo esto se irá regulando».

«Recomendaría -concluye Josep Salvatella, de RocaSalvatella- no pensar que en septiembre ya lo tendremos todo resuelto, porque nadie habrá encontrado el modelo definitivo para los próximos cinco años. Nos tenemos que preparar para esta lógica de prueba-error, y la única forma de encontrar el camino es ir caminando. En todo caso, será divertido hacerlo y verlo».