L’Arxiu Municipal de Reus té una capacitat d’emmagatzematge de 16 km lineals de documentació. Té 13 dipòsits, alguns dels quals són a temperatures específiques, especialment en el cas de suports especials o peces de gran format, perquè es mantinguin en òptimes condicions. Ara bé, al contrari del que es podria pensar, la gestió que se’n fa de tot el material guardat a l’equipament, així com en els seus espais auxiliars fora de la seu central, fa que sempre hi hagi espai per acollir material nou patrimonialment important i útil per a la ciutadania.
L’equip de l’Arxiu té previst, aquest 2025, alleugerir el volum de part del seu material amb l’objectiu de garantir espai disponible. El darrer procés de destrucció va ser anterior a la pandèmia i es van eliminar 8.500 kg de documentació. «L’Arxiu no té cap data límit per arribar a estar saturat mai i el perquè és la gestió, no lineal, que se’n fa de tot i, per això, la classificació és essencial. A més, disposem d’espais auxiliars externs, com ara el soterrani de la Biblioteca Pere Anguera, que està al 85% d’ocupació, i l’espai de l’antic arxiu al carrer de l’Aigua Nova, al 90%», expliquen la directora de l’Arxiu Municipal, Elisenda Cristià, i la regidora de Bon Govern, Transparència i Participació, Montserrat Flores.
Cada cert temps, doncs, i segons marca la normativa, es fa una tria de forma «acurada i prudent» de quins són els materials que s’han de destruir, tenint en compte la llei de protecció de dades i «amb la supervisió de les regidories corresponents i els estaments pertinents de la Generalitat», esmenta la regidora. Juntament amb Cristià, expressa que cal tenir en compte la tasca de l’arxiver, que és qui fa una avaluació documental de què es conservarà per a la posteritat i té una funcionalitat i què s’eliminarà, tot regint-se per unes taules d’avaluació que dicta la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental.
La documentació que entra a l’Arxiu, detalla Cristià, és a través de dues vies: «Ingressos ordinaris, que són les transferències que ens fan els departaments municipals i que controlem amb certa previsió a través d’un calendari de transferència; i ingressos extraordinaris, com serien fons privats de particulars dels quals no saps si en rebràs pocs o molts al llarg de l’any». En aquest cas, Flores afirma que «aquests últims poden donar-te un increment imprevisible de material, a l’Arxiu». Cristià, al seu torn, indica: «L’any passat hi va haver un creixement, especialment amb l’entrada del fons Bofarull, que és molt gran». L’augment d’aquesta mena de donacions, declaren les dues, és que el missatge de preservar el patrimoni històric i familiar va calant en la gent, i això és «positiu».
Més enllà del material en físic, el digital també n’ocupa, d’espai. «Els servidors municipals que necessita l’administració ocupen lloc, i cal garantir-ne una seguretat, i amb l’arribada de la democràcia, amb administracions més garantistes, es genera més documentació, tot i que molta ja es digitalitza», especifica Flores. També posa d’exemple les actes municipals, «una sèrie que tenim de forma gairebé ininterrompuda, des de 1444, i això té un valor, ha de conservar-se; les multes de trànsit, però, seria una sèrie eliminable, per només guardar-ne una mostra».
