«Si ets un dels milions de persones esgotades per la safata d’entrada del seu correu electrònic, però tens l’esperança de trobar una millor manera de treballar en una cultura obsessionada amb la connectivitat constant...».
Durant anys he rebut una mitjana de més de 100 missatges electrònics diaris. L’objectiu: tenir la bústia d’entrada buida. Outlook –un dels diferents servidors que utilitzo– ho reconeix amb aquest missatge: All done for the day. Enjoy your empty inbox (Per avui ja està. Ja teniu la safata d’entrada buida). Diferents eines i estratègies de gestió: reenviar per aquells correus que calia delegar, arxivar pels no urgents, contestar de forma breu aquells que permetien una resposta senzilla i immediata, abandonar subscripcions que no aporten valor o eliminar molts d’ells si era el cas. Diferenciar entre tasques importants i urgents d’acord amb Stephen Covey o amb l’Alan Lakein per determinar l’ordre de resposta.
El correu electrònic està tornant estúpids els professors? (2019, Chronicle of Higher Education). No és d’estranyar que, en llegir el títol d’aquest article de Cal Newport dirigit al món universitari hi parés atenció.
L’inici d’un any nou és una oportunitat per –amb flexibilitat– pensar en aquelles coses importants que ens poden ajudar a créixer com a persones i com a professionals. Escriure-les i revisar-les cada dia, cada setmana... Valorar si estàs dedicant temps i esforç a treure-les endavant o –si per contra– vas consumint el teu temps sense una direcció concreta segons van sorgint situacions.
La gestió del correu electrònic i de la tecnologia (xarxes, aplicacions, gadgets i dispositius intel·ligents, IA) pot ser un bon camp de treball pels propòsits del 2025. La proposta de Cal Newport a Un món sense correu electrònic (Reinventant el treball en un món amb excés de comunicació) resulta un bon punt de partida.
El correu electrònic ha suposat un canvi en la mentalitat de treball cap a una conversa contínua, la consulta permanent de la safata d’entrada... El que Newport bateja com a mentalitat de rusc hiperactiu. Una nova forma de treball que impacta no sols en la productivitat sinó també en el nostre benestar i felicitat i en el nostre tarannà social.
El principi del capital de l’atenció, del procés, del protocol i el d’especialització emmarquen el món sense e-mail de Newport. En una mentalitat industrial els recursos són els materials i els equipaments. Des d’aquesta nova perspectiva el principal valor són les persones, el seu coneixement, la seva capacitat d’atenció. «Una vegada deixis de considerar el correu com a una eina d’ús general – per parlar qualsevol cosa en qualsevol moment– el seu control sobre la teva atenció disminuirà». Les consultes constants al correu electrònic consumeixen recursos cognitius.
Diferents idees que poden semblar en alguns casos radicals i amb aplicacions i adaptacions singulars en sectors i situacions diferents.
– Separar, especialitzar... les tasques administratives com ara la gestió del correu i les intel·lectuals per evitar l’atenció dividida: dividint el dia en blocs diferenciats (matí i tarda per exemple).
– La tècnica de temps lliure predictible (PTO, per les seves sigles en anglès) de Perlow, que estableix moments fixos durant la setmana per a la desconnexió del correu electrònic i del telèfon.
– Substituir l’atenció permanent del correu electrònic amb temps fixats de disponibilitat a l’estil dels horaris d’atenció habituals en el món acadèmic.
– Una proposta disruptiva com ara ‘Thrive Away’. Si envies un e-mail a una companya o company que està de vacances reps una resposta automàtica comunicant que el missatge ha estat eliminat i que podràs tornar a enviar-lo quan la persona es reincorpori.
– La idea de limitar l’extensió dels correus imposant restriccions clares quant a per a què es deu fer servir o no l’e-mail i com. Respondre sempre amb correus breus que no sobrepassin les cinc frases. Si la resposta necessita una extensió major, tractar de trucar a aquella persona o convocar una reunió breu. Perquè aquest funcionament sigui menys agressiu per al receptor Mike Davidson proposa afegir una signatura al peu del correu explicant el perquè (Why is this email five senteces or less?; http://five.sentece.es).