Cualquiera que forme o haya formado parte de un equipo sabe que este hecho conlleva un conjunto único de desafíos, tales como: obtener el compromiso de todos los integrantes, encajar agendas muy diferentes y a veces contrapuestas, lograr estar unidos por un propósito común y compartido, y la lista podría continuar con otros muchos más aspectos.
Dependiendo de dónde se encuentre en su ‘ciclo de vida’, los equipos necesitan diferentes recursos y herramientas para poder navegar y capear los desafíos profesionales e interpersonales a los que se enfrentan, y a la vez tener que proporcionar un impacto positivo en la organización.
Cuando los miembros del equipo entienden lo que su equipo necesita, están en disposición de identificar y discutir lo que funciona bien y lo que debe mejorarse. De este modo, los equipos pueden estar más centrados y ser más proactivos a la hora de realizar cambios que satisfagan sus necesidades, las de sus grupos de interés y que les conduzca a un mejor rendimiento como equipo.
Lo que los equipos necesitan para tener un óptimo desempeño podemos agruparlo en tres categorías claramente diferenciadas, pero interrelacionadas entre sí.
-Necesidades de Planificación: Esta etapa tiene lugar tanto cuando el equipo está planificando las acciones a llevar a cabo en el futuro, como cuando tanga que evaluar el impacto de las ya realizadas. Tanto si se trata de nuevos equipos, reconfigurados o consolidados, éstos deben entender que su rendimiento se beneficia si dedican tiempo y atención a 6 aspectos relativos a su planificación:
1. Team Charter (Acta Constitución del Equipo): ¿Están definidos los objetivos, los recursos necesarios y las barreras o limitaciones existentes y están claros para todos los miembros del equipo?
2. Objetivos: ¿Cuáles son los resultados medibles y tangibles del equipo y los hitos intermedios a definir para realizar un correcto seguimiento de los mismos?
3. Normas del equipo: ¿Qué normas de comportamiento acuerdan los miembros del equipo? ¿Cómo se gestionarán los problemas rutinarios? ¿Cómo se resolverán los desacuerdos?
Establecer, acordar y conseguir el compromiso con las normas del equipo, ayuda a los miembros a abordar situaciones inesperadas o complejas.
4. Estrategia para la realización de las tareas: ¿Cuál es el enfoque que adoptará el equipo? ¿Cómo se repartirán las tareas a realizar? ¿Qué acciones clave se necesitan para asegurar la consecución de los objetivos?
5. Comprensión compartida: ¿Tienen todos los miembros del equipo perspectivas comunes? ¿Qué supuestos clave pueden afectar al rendimiento del equipo? Los equipos pueden tropezar fácilmente con diferentes creencias sobre los desafíos a los que se enfrentan, las herramientas o recursos disponibles, o las relaciones interpersonales entre los miembros del equipo, entre otros.
6. Inventario de talento del equipo: ¿Qué conocimientos, información y habilidades relevantes poseen o tienen acceso los miembros del equipo? ¿Qué carencias se identifican y es preciso abordar y mitigar?
-Necesidades de Acción: Cuando los equipos entran en acción, participando en actividades que conducen a la consecución de los objetivos fijados, deben considerar los siguientes 5 aspectos para consolidar su acción:
1. Monitorización de los Resultados Obtenidos: ¿Cómo realiza el equipo el seguimiento de la consecución de los objetivos? ¿Cómo su comunican los progresos obtenidos?
2. Sistemas de Monitorización: ¿Qué métodos o recursos están disponibles para hacer el seguimiento de las actividades, presupuestos, documentación y relaciones con los grupos de interés, tanto internos como externos?
3. Coordinación: ¿Cómo prioriza y secuencia el equipo las actividades y aspectos clave de su funcionamiento en el día a día?
4. Comunicación: Los miembros del equipo, ¿se comunican e intercambian información de calidad y relevante de una forma continuada y transparente entre sí? ¿Cómo y cuándo fluye la información con otros grupos de interés, internos y externos?
5. Monitorizar el clima y comportamientos a nivel de equipo: ¿Cómo se da la retroalimentación (feedback), tanto de refuerzo como de mejora entre los miembros del equipo?
-Necesidades Interpersonales: Además de los aspectos comentados para las fases de planificación y acción, los equipos también deben considerar 4 aspectos en el ámbito interpersonal.
1. Fomento de la motivación: ¿Tienen los miembros del equipo un sentido de responsabilidad personal y compartida hacia un desempeño excelente, tanto a nivel individual como grupal? ¿Está el equipo cohesionado, motivado y comprometido?
2. Seguridad psicológica: ¿Hay un sentimiento de confianza mutua a todos los niveles en el equipo? ¿Son los miembros del equipo capaces de decir abiertamente, con asertividad y sin tapujos lo que piensan, sabiendo que serán respetados y escuchados?
3. Gestión de las emociones: ¿Cómo gestiona el equipo las emociones? Los contratiempos, la frustración e incluso el exceso de confianza pueden causar una tensión emocional nrgativa entre los miembros del equipo. ¿Existen bloqueadores o activadores del trabajo en equipo?
4. Gestión de conflictos: ¿Las diferencias de opinión impiden que el equipo cumpla sus objetivos? ¿Permite el equipo un debate saludable y evita los ataques personales y la acritud en los comentarios? ¿Qué tan hábiles son los miembros del equipo en abordar y reducir los conflictos tóxicos y en saber reconducirlos en desacuerdos productivos?
En un próximo artículo abordaremos cómo generar Activadores y cómo mitigar o neutralizar Bloqueadores en el seno de los equipos.
Alfred Arias es profesor del MBA-URV y coordinador del Programa Mentoring Hub Experimenta
