Durante la Segunda Guerra Mundial la OSS, la agencia americana de inteligencia, publicó un manual de insurgencia y sabotaje para los grupos de la resistencia de la Europa ocupada. Una de las estrategias de lucha recogidas en el manual eran las reuniones, un arma de destrucción masiva. «Promover las oportunidades para retardar o anular cualquier decisión. Referir cualquier decisión a reuniones y comités de no menos de cinco personas. Aportar opiniones irrelevantes, referirse a intervenciones literales recogidas en el acta anterior y reabrir debates ya cerrados». Barricadas, bombas caseras, emboscadas... y reuniones.
Es una queja universal, las reuniones son una carga y un estorbo, pero no dejan de aparecer en las agendas. La pandemia trajo el teletrabajo, una bendición, pero también las reuniones virtuales, tan fáciles de convocar que se multiplican. Luchar contra las reuniones es difícil, pero aquí van tres estrategias para plantarles cara:
-La clasificación de Moderna: La compañía farmacéutica que desarrolló una vacuna contra la Covid es una empresa joven que ha cuatriplicado su plantilla desde 2019. No es raro que su Directora General buscara una estructura más ágil y con menos reuniones. Lo consiguió clasificándolas en tres categorías según su objetivo: información, opinión o decisión. Las reuniones de información han quedado prohibidas y se sustituyen por correos o informes. Las de opinión se limitan al mínimo imprescindible y sólo sobreviven las reuniones convocadas para tomar decisiones.
-La calculadora de Harvard: La revista Harvard Business Review publicó hace años una herramienta interesante, la calculadora de coste de las reuniones. Una simple fórmula que incorpora el número de asistentes, su salario bruto aproximado y la duración de la reunión. Con un cálculo rápido permite saber el coste total de esa reunión que parecía gratis. Convocarla ya no volverá a ser tan fácil. Pueden probarla en este enlace: https://hbr.org/2016/01/estimate-the-cost-of-a-meeting-with-this-calculator
-La bomba atómica de Shopify: Una de las empresas líderes en el mercado de software de comercio electrónico con más de diez mil trabajadores. A principios de 2023 tomaron una decisión drástica que acabó siendo un éxito. Cancelar todas las reuniones recurrentes que los empleados tenían en sus agendas, más de doce mil. Al volver de vacaciones habían desaparecido y la compañía pidió que se evaluaran de nuevo una a una antes de volver a convocarlas. Más del 30% desaparecieron para siempre, liberando una enorme cantidad de tiempo y energía.
Nada de reuniones de información y las mínimas para dar opiniones. Acabar cada reunión calculando su coste y sumar el coste total de las reuniones que convoca cada directivo anualmente. Suprimir cada cierto tiempo todas las reuniones recurrentes para revisar si siguen teniendo sentido. Tres ideas contra una plaga peor que las de Egipto. ¡Basta de reuniones!
Marc Arza es CEO de StartSud Studio